Todas las agencias aduanales llevan un control de sus operaciones a través de expedientes físicos. Para cada uno de los pedimentos despachados se abre un folder al cual en la pestaña se escribe el número de referencia de la operación y en esa carpeta se van guardando impresiones de los distintos documentos involucrados durante el proceso.

A medida que la evolución de los sistemas de cómputo le ha permitido a las organizaciones llevar este control de manera digital, muchos de los documentos ya no se imprimen ni se guardan en dichos expedientes físicos, pero la realidad actual nos muestra que las agencias aduanales aún mantienen el expediente físico como parte fundamental de su control de operaciones.

Como parte del expediente de una operación, algunas agencias, principalmente las que cuentan con sistemas de aseguramiento de calidad ISO, usan formatos de control para garantizar que la facturación al cliente sea precisa y puntual. A este formato se le ha denominado comúnmente Hoja de Control.

Con el propósito de llevar la Hoja de Control de manera digital, SysExpert Pedimentos ha sido mejorado con el desarrollo que se describe en el presente documento. Las principales características de la Hoja de Control son:

· Presenta un resumen de las partes esenciales del proceso del pedimento.

· Permite al ejecutivo de tráfico alertar a las áreas de facturación y/o contabilidad sobre cargos extras que deberán hacerse al cliente, derivados del proceso de una operación en particular.

· Disminuye sensiblemente la necesidad de cruzar correos entre el personal de tráfico con el de facturación.

· Elimina la necesidad de captura manual en el área de facturación, ya que los datos consignados en la Hoja de Control por el ejecutivo de Tráfico son transferidos de forma automática hacia SysExpert Administrativo.

· Permite la aplicación automática de cargos a los clientes, previa configuración de tarifas, basándose en la información traída desde SysExpert Pedimentos.

Alta de la Hoja de Control

El acceso a las hojas de control se encuentra en el menú “Auxiliares” > “Hoja de Control”.

Nos llevará a una lista como cualquier otra del sistema donde podremos encontrar todas las hojas de control existentes para su consulta, así como dar de alta nuevas.

Para el alta solo es necesario ingresar la referencia del pedimento y el sistema se traerá toda la información pertinente que exista en ese momento de forma automática, minimizando el esfuerzo requerido por el usuario para la administración de las hojas de control.

Hoja de Control

La hoja de control contiene los datos generales del pedimento, documentos que tienen que ver con el expediente, datos sobre facturación, gastos, servicios, entre otros. Haremos una revisión de cada sección a continuación.

Generales

Esta sección es cargada automáticamente al crear la hoja de control y contiene los datos identificadores de la referencia asociada a la hoja. Podemos encontrar la siguiente información:

· Referencia: Identificador alfanumérico personalizado del pedimento dentro del sistema.

· Pedimento: Identificador alfanumérico del pedimento.

· Nombre del cliente: Nombre del solicitante del servicio aduanero.

· Facturar a: Nombre de la persona o asociación a la que se le cobrará el servicio.

· Clave de documento: Clave SAAI M3 del pedimento.

· Tipo de operación: Importación o exportación, según sea el caso.

Archivos

Sección que despliega dos listas de archivos generados por SysExpert derivados del pedimento. Sirve como referencia al personal de TI. Presenta lo siguiente:

· Archivos de validación: Lista de los archivos de validación que SysExpert generó para el pedimento.

· Archivos de bancos: Lista de los archivos de pago al banco asociados al pedimento.

Situaciones de Tráfico

Sección de la hoja de control con situaciones informativas sobre eventos relevantes para la hoja de control. Estos son:

· Capturó: Fecha y usuario que ingresó los datos del pedimento al sistema.

· Asignó: Fecha y usuario quién asignó la captura del pedimento.

· Liberación de conforme: Fecha y usuario que autoriza que el expediente del pedimento pase al área de facturación.

· Expediente completo: Fecha y usuario que ha corroborado la completitud en la existencia de los documentos necesarios para el expediente del pedimento.

· Observaciones: Comentarios adicionales relevantes para el pedimento dentro de la hoja de control.

Facturación

Aquí se encuentra información relevante sobre anticipos e impuestos. Podemos encontrar la siguiente información:

· Requiere anticipo: Señala si se debe contar con anticipo por parte del cliente previo al inicio de la operación.

· Confirmación anticipo: En caso de que se requiera anticipo, esta será la persona que corrobora la existencia y/o recepción de este.

· Facturar impuestos a: Indica si los importes pagados por el pedimento deben ser cargados al cliente (importador/exportador de las mercancías), al cliente a quien se facturará o a ninguno de los dos, ya que la operación se pagó con fondos de una cuenta bancaria del cliente (Cuenta PECE).

· Monto total impuestos: Cantidad por pagar de las contribuciones del pedimento.

· Desglose de impuestos pagados: Descripción detallada de cada uno de los impuestos y derechos.

Gastos

En esta parte están datos sobre los gastos comprobados que se han capturado en el módulo de Gastos Comprobados de SysExpert Pedimentos. Presenta lo siguiente:

· Gastos comprobados: Desglose de los gastos comprobados y a quién se le habrán de facturar (Cliente o Facturar A).

· Existen gastos comprobados pendientes de incluir en la operación: Alerta del ejecutivo de Trafico para el personal de facturación, indicándole que algún proveedor otorgó un servicio no previsto para el despacho del pedimento y habrá que esperar a que dicho proveedor entregue su factura para ser incluida en la Cuenta de Gastos correspondiente.

· Flete especial: Indica si existió flete especial para que sea incluido en la factura al cliente.

· Acarreo en aduana: Indica si fue necesario realizar un acarreo de la mercancía en las instalaciones del recinto aduanal. Regularmente con el apoyo de una carretilla manual, conocida como “diablito”.

· Unidad consolidada: Indica si la mercancía viajó hasta el lugar de entrega en una unidad “consolidada”, esto es, junto con mercancías de otros pedimentos.

· Acarreos unidades dedicadas: Sirve al ejecutivo de tráfico para capturar la(s) cantidad(es) de unidades de transporte de la mercancía utilizadas para el acarreo, en viajes dedicados.

Servicios

Sección dedicada a los servicios, con un despliegue administrable, y datos sobre cantidades por facturar y sobre autorizaciones. Se conforma de:

· Otros servicios facturables: Despliegue y asignación de servicios por cobrar con opción a elegir a quién se le cobrará, Cliente o Facturar A.

· Incluir autorización: Indica si se debe incluir algún documento que certifique la autorización por parte del cliente.

· Otras cantidades por facturar: Cantidad de COVEs, Partes y Partidas, determinadas por SysExpert a partir de la información del pedimento. Estas cantidades pueden ser modificadas por el ejecutivo de tráfico.

Documentos

La sección final contiene el listado de documentos que habrán de incorporarse al expediente digital de la operación, generalmente derivados de las autorizaciones otorgadas por el cliente para la realización de trabajos extraordinarios requeridos durante la operación: servicios extraordinarios, demoras, etiquetado, etc.

· Documentos agregados al expediente: Listado de los documentos que habrán de incorporarse al expediente digital de la operación.

Manejo

La hoja de control fue diseñada de tal forma que visual y funcionalmente sea lo más amigable y eficiente posible para cualquier usuario que la usare. Si bien es necesario configurarla previamente a su uso, una vez que está lista es una gran herramienta. Aquí abordaremos los pasos para la creación, el uso, los resultados y las peculiaridades de la hoja de control.

Creación

Alta

En la lista de las hojas de control basta con presionar el botón de Creación existente en muchas otras listas del sistema.

Esto mostrará una ventana emergente que nos pedirá el número de referencia del pedimento para la generación de su hoja de control. Una vez identificado presionamos “Aceptar”.

Revisión

El sistema hará lo necesario para que la hoja de control tenga toda la información existente lista al momento. En este punto ya podemos comenzar a llenar y editar la información que deseemos.

Edición

Situaciones de Tráfico

Inicialmente la información muestra la fecha y usuario que capturó el pedimento y el que asignó la hoja de control. Siguiente esta la “Liberación de Conforme”, “Expediente Completo” y las “Observaciones”.

· La liberación de conforme da el visto bueno para que el expediente pase al área de facturación. Con tan solo presionar el botón a la derecha generará una situación de tráfico con la fecha y el nombre del usuario que le presionó.

· El expediente completo confirma que todos los documentos necesarios para el pedimento han sido obtenidos y archivados en su lugar correspondiente. De igual manera, el sistema genera una situación de tráfico con la fecha y usuario que presionó el botón a su derecha.

· Las observaciones son un campo de libre captura para cualquier comentario relevante sobre el pedimento que estará disponible en todo momento para todos los usuarios que puedan consultar las hojas de control.

Anticipos

En los anticipos hay tres datos importantes que capturar: si hay o no anticipo, quién confirma la recepción de este, y a quién se facturarán los impuestos.

· La opción requiere anticipo informa que se deberá recibir del cliente el monto determinado como anticipo previo al inicio de la operación. En caso de que sí sea requerido, se deberá confirmar la recepción de este con el siguiente dato.

· La confirmación anticipo registra quién es la persona que da fe de la recepción del anticipo, esto se realiza presionando el ícono de la izquierda con forma de una mano recibiendo una moneda.

· En facturar impuestos a se indica a quién deberá cobrarse los impuestos generados por el pedimento al facturar la cuenta en SysExpert Administrativo (FXpert).

· El monto total impuestos no es más que un campo informativo no editable sobre la suma total.

· A desglose de impuestos pagados es el detalle de cada derecho o impuesto que ha generado la operación, igualmente es solo un campo informativo.

Gastos Comprobados

En esta sección se encuentran todos los cargos de gastos generados por el pedimento. Se explican a continuación:

· En esta parte están datos sobre los gastos comprobados que se han capturado en el módulo de Gastos Comprobados de SysExpert

· En existen gastos comprobados pendientes de incluir en la operación Alerta del ejecutivo de Trafico para el personal de facturación, indicándole que algún proveedor otorgó un servicio no previsto para el despacho del pedimento y habrá que esperar a que dicho proveedor entregue su factura para ser incluida en la Cuenta de Gastos correspondiente.

· El flete especial indica si existió flete especial para que sea incluido en la factura al cliente.

· Acarreo en aduana es el movimiento de la carga con un dispositivo manual de traslado con ruedas y plataforma manejable por una sola persona.

· Con unidad consolidada Indica si la mercancía viajó hasta el lugar de entrega en una unidad “consolidada”, esto es, junto con mercancías de otros pedimentos.

· Los acarreos unidades dedicadas sirven para registrar todas y cada una de las unidades dedicadas para los acarreos de todo el pedimento, indicando su cantidad, descripción, precio, y a quien se habrá de facturar si al cliente directamente u otro recipiente.

Para el alta de una unidad de dedicada se presiona el botón de nuevos.

Se mostrará una nueva ventana para elegir el tipo de unidad dedicada, su cantidad, el precio y a quien se le hará el cargo.

Desde esta misma forma podemos editar el catálogo de los tipos de unidades dedicadas, presionando al símbolo de pregunta en la

clave de la unidad dedicada.

Todas las unidades dedicadas se reflejarán como documentos en la cuenta de gastos para facturación en FXpert con una leyenda similar a “H.CTRL-UNIDADES DEDICADAS”.

Servicios

En la sección de servicios podemos dar de alta conceptos facturables sobre servicios que no se hayan incluido antes, así como otros puntos que se verán reflejados en la cuenta de gastos de FXpert. Estos son:

· Para otros servicios facturables tenemos la posibilidad de dar de alta conceptos presionado al botón con el mismo ícono que antes.

De igual manera

· El incluir autorización es una indicación del ejecutivo de tráfico al ejecutivo de facturación pidiéndole enviar al cliente como parte del expediente la(s) autorización(es) correspondientes cuando se haya realizado algún trabajo extraordinario. Dicha autorización es otorgada por un funcionario del cliente y la empresa exige comprobación de la autorización a efecto de pagarlo.

· En otras cantidades a facturar se desglosan las cantidades facturables para los COVEs, Partidas y Partes. Estos se reflejan en la cuenta de gastos como documentos con el prefijo “H.CTRL-CANTIDAD”.

Estos datos son usados por el módulo de tarifas de FXpert como base para el cálculo de conceptos facturables al cliente.

Al dar clic derecho en alguno de los conceptos (COVE, Partidas o Partes) se mostrará un menú emergente que nos da la opción de actualizar el concepto donde se dio clic, o los tres simultáneamente.

Aunque es posible modificar estos datos manualmente, las situaciones que generen una variabilidad con lo existente en el pedimento son excepcionales.

Documentos

El área de los documentos está diseñada para que sean cargados diversos archivos que formarán parte del expediente del pedimento. Es aquí donde se agregarían los documentos que autoricen los cobros de servicios extras, y cualquier otro que se necesite.

Agregamos un nuevo registro con el boton de siempre.

Aquí primero elegiremos el tipo de documento.

Y después el archivo en sí, presionando el botón de carpeta en la parte inferior derecha de la forma.

Mostrará un explorador de documentos para el equipo local del usuario, ahí buscaremos el archivo y presionamos abrir para que se vincule al registro, y al expediente.

Impresión

Uno de los productos de la hoja de control es un reporte que contiene todo lo capturado en la forma que se vio previamente; el reporte en sí es una representación impresa los más parecida posible a la hoja de control.

Para imprimir la hoja de control, solo presionamos el botón de la impresora en la parte superior derecha de la forma.

Facturación

Se ha mencionado anteriormente que la hoja de control se puede ver reflejada en el sistema de facturación SysExpert Administrativo (FXpert), uno de sus principales propósitos. La información que se ingresa en la hoja de control puede ser sincronizada en cualquier momento, ya sea en la creación de la cuenta de gastos o en una cuenta de gastos existente, otorgando un gran control sobre cuando se realizan las operaciones y por quién. A continuación, se explican las pesquisas de la hoja de control en FXpert.

FXpert

Alta de Cuenta de Gastos

Cuando se da de alta una cuenta desde cero y se vincula con una referencia de un pedimento de SysExpert Pedimentos que tenga una hoja de control asociada, dicha cuenta traerá toda la información de esta última desde el inicio.

Sincronización

En los casos que las cuentas ya existan previas a la generación de una hoja de control, uno puede importar y/o actualizar su información mediante el refrescado de la cuenta, presionando el botón de refrescar cuenta.

Esta operación se puede realizar cuantas veces sea necesario y en cualquier momento, mientras dicho botón esté disponible, dependiente de los estados control de la cuenta de gastos durante su facturación.

Tarifas

Existen un conjunto de cálculos y conceptos precargados aplicables a las cuentas de gastos llamados tarifas; estas permiten estandarizar los conceptos que se han de aplicar a una cuenta ya sea por elección indiscriminada (elección manual de una tarifa) o por aplicación selectiva a un cliente (tarifas del cliente).

Cuando una tarifa es aplicada, ésta agrega conceptos específicos a la cuenta conforme a diferentes variables configuradas previamente. Para el caso de las hojas de control, se ha creado una tarifa especial única por cliente. Es una tarifa tipo 3 que se asigna directamente en los datos del cliente, por lo que, si se utiliza ese cliente y existe una hoja de control, la tarifa se aplicará automáticamente.

Además, si exploramos los conceptos uno por uno, el detalle de estos nos revela más información concreta sobre su origen. En particular los importados desde la hoja de control no pueden ser editados en su totalidad ni eliminados, además que contienen la leyenda “CONCEPTO AGREGADO POR SISTEMA OTROS FACTURABLES (TARIFA TIPO 3)” clarificando aún más su procedencia.

Conceptos

Los conceptos son los preceptos facturables de la cuenta y, por ende, del pedimento. Varios de estos conceptos pueden agregarse mediante las ya mencionadas tarifas, y también manualmente por el usuario encargado de la cuenta. En el contexto de esta guía los conceptos derivados de la captura de información en la hoja de control tendrán un color de fondo cian para que sean identificados rápidamente.

Documentos

En la pestaña de los documentos de la cuenta de gastos encontraremos las referencias a los datos ingresados en las secciones de Unidades Dedicadas y las cantidades de COVEs, Partes y Partidas.

Facturación

La cuenta de gastos que ha importado datos de una hoja de control se comporta como cualquier otra cuenta, por lo que los pasos de facturación son exactamente los mismos que haga la empresa. Cabe volver a mencionar que la información de la hoja de control puede traerse a una cuenta de gastos mientras la referencia en SysExpert Pedimentos tenga una hoja de control y el estatus de la cuenta permita el refrescado/sincronización.