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Conceptos de Facturación

 

 

 

Conceptos de Facturación

El módulo de facturación de SysExpert permite la incorporación de un número prácticamente ilimitado de conceptos a facturar, contenidos en el catálogo del sistema “CuentaConcepto”.

 

                La estructura de esta tabla contempla los siguientes campos:

·   [IdCuentaConcepto]                  Identificador único del registro dentro de la tabla, para uso exclusivo del sistema.

 

·   [ClaveCuentaConcepto]            Clave usada por el usuario para identificar cada concepto.

 

·   [CuentaConcepto]                     Descripción del concepto, de hasta 120 caracteres.

 

·   [ClaveCuentaConceptoUso]     Clave del uso que se da al concepto dentro del sistema. Los valores permitidos para este campo son:

·      1    CALCULO

·      5    AGRUPACION DE CONCEPTOS

·      9    USO EXCLUSIVO DEL SISTEMA

 

·   [ClaveCuentaContable]             Clave de la cuenta contable a la cual se contabilizará el                concepto.

 

·   [TasaIVA]                                      Tasa de IVA causado por el concepto. Generalmente sus valores serán

·      0

·      10

·      15

 

·   [ClaveSysExpert]                        Clave del concepto del catálogo SysExpert Pedimentos que se usa para capturar este concepto. Tabla GastosComprobados, campo TipoGasto.

 

·   [ClaveContribucion]                  Clave utilizada para identificar a cuál contribución de SysExpert Pedimentos corresponde el concepto. En el sistema de pedimentos existen 19 contribuciones, numeradas del 1 al 19 y dicha clave deberá colocarse en este campo, cuando el concepto corresponda al pago de una contribución.

 

·   [Abreviatura]                              Abreviatura del concepto de gasto, usada por el módulo de contabilidad para llenar el concepto del asiento contable. También se usa en los reportes que tienen poco espacio para mostrar el concepto completo, que es de 120 caracteres.

 

La organización de las claves asignadas a cada concepto corresponde al uso que tendrá cada concepto dentro del sistema. Como se describe en el párrafo para el campo ClaveCuentaConceptoUso, existen básicamente tres usos que se pueden dar un concepto:

 

La mayoría de los conceptos llevarán como clave de uso (1) CALCULO, puesto que su propósito es imprimirse en el cuerpo de la factura y sumarse a otros conceptos de su misma clase para determinar las diferentes sumas de conceptos requeridos en el impreso de la factura, así como en varios reportes más.

 

La clave de uso (5) AGRUPACIÓN DE CONCEPTOS, permite al usuario dar de alta un concepto que en principio no se imprimirá en una factura, sino que servirá para indicar al sistema cuales conceptos de tipo (1) deberá sumar para obtener un determinado monto, de interés para la oficina que está facturando. Los cuatro ejemplos clásicos del uso de este tipo de concepto son:

·         Suma de Impuestos y Derechos.

·         Suma de Erogaciones por cuenta de terceros.

·         Suma de Servicios Complementarios.

·         Suma de Honorarios.

 

Otros casos donde se pueden requerir este tipo de conceptos serían para determinar el monto de ciertas columnas en algún reporte, por ejemplo: “RELACION DE REFERENCIAS FACTURADAS EN EL PERIODO”.

 

 

La clave de uso (9) USO EXCLUSIVO DEL SISTEMA, permite al propio sistema generar calcular conceptos que son de uso genérico, tales como VALOR ADUANA, VALOR MERCANCÍA, CANTIDAD DE BULTOS, PESO DE LA MERCANCÍA, etc. Que son requeridos en la mayoría de los formatos de impresión de la Oficina de Facturación que usa SysExpert Facturación.

 

Como propuesta del analista del sistema, se usan los conceptos de la siguiente manera:

·         Clave 01 al 500 para los distintos conceptos de tipo (1).

·         Las contribuciones (tipo 1) tienen los números del 501 al 519, de tal manera que, si se suma 500 al concepto de contribución del SysExpert, se obtiene directamente la clave del concepto en SysExpert Facturación.

·         Clave 1001 al 1500 para sumas de conceptos comunes al sistema.

·         Clave 1501 al 1999 para sumas de conceptos propios del usuario.

·         Clave 2001 al 2999 para conceptos de uso exclusivo del sistema.

·         Clave 3001 al 3999 para conceptos de uso exclusivo del sistema.

 

Es conveniente respetar los rangos de numeración indicados para cada uno de los conceptos que la Oficina de Facturación incorpore al sistema. Considere que mucho del comportamiento del sistema se ha programado en base a esta distribución y si ésta se modifica, pueden alterarse los resultados producidos por el sistema.

 

Por supuesto, el sistema se ha creado lo mas configurable que ha sido posible y sí es factible modificar las numeraciones a un acomodo diferente acorde al gusto del usuario. Sin embargo, el grupo de desarrollo tendría que estar pendiente de las distintas agrupaciones de cuentas establecidas por cada una de las oficinas de facturación, lo cual obviamente incrementa el esfuerzo requerido para mantener una aplicación confiable, además de incrementar significativamente el tiempo para dar respuesta a cualquier requerimiento del usuario.

 

Existen dos grandes grupos de conceptos a facturar de importancia para la Oficina de Facturación, que son:

·         GASTOS COMPROBADOS

·         SERVICIOS COMPLEMENTARIOS.

 

La recomendación para determinar cuales conceptos base se usarán es identificar dentro del sistema ambos conceptos, cada uno de ellos con los números de conceptos de contienen. De preferencia use los números de conceptos que se encuentran en cada grupo y modifique los nombres de los conceptos de acuerdo con sus necesidades.

 

También se puede dar de alta un nuevo numero de concepto que no esté en la lista de cada grupo:

1.       Introduzca los datos referentes a las características del concepto.

2.       Agréguelo a la lista de conceptos del concepto agrupador que corresponda.

3.       Es muy probable que un mismo concepto deba agregarse a varias listas de concepto agrupador.

 

Cuando reorganice la numeración de sus conceptos, por favor verifique si cada uno de los conceptos modificados debe seguir sumando en los conceptos agrupadores donde ya se encuentre. Retírelos de cada lista agrupadora donde ya no deban estar y agréguelo a TODAS las listas agrupadoras que le correspondan.

 

Finalmente, si las modificaciones a la configuración hechas por usted afectan a la impresión de su factura, le pedimos por favor avisar al Área de Desarrollo para hacer los ajustes pertinentes en la impresión de su formato.